根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《湖北省档案管理条例》等规定，结合本校实际，特制定本规范。
（一）本校在党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财务活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属学校档案。
（二）本校档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
（三）严格执行文件材料形成部门和课题组立卷归制度。各文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部门各单位的计划、规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，即：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
（四）各立卷单位要有一位负责人分管本单位（部门）档案工作，并确定相应的兼职档案人员，认真做好本单位（部门）各类档案的收集、整理、归档工作。
1、归档的各类文件材料必须对社会和学校当前与长远建设和发展具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2、归档的文件材料必须遵循其自然规律，保持彼此间的有机联系。
1、归档主要内容包括党群、行政、教学、科研、基建、产品生产与科技开发、设备、出版、外事、财务管理文件和声像载体。具体范围见《湖北中医药高等专科学校文件材料归档范围和保管期限表》
2、归档的重点以本校形成的、不同载体形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料；其次是上级和其他单位的来文、来电及附件等。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
（三）凡属应归档的文件材料，若采用计算机管理而无纸载体形式的，必须打印成纸质材料，连同光盘或磁盘一起立卷归档。
6、末经会议讨论，末经学校领导审阅、签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
8、无特殊保存价值的信件，一般性表态、咨询一般性问题、提出一般性意见的人民来信；
9、学校内部相互抄送的文件材料，不履行公文的行文、介绍信等；
10、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
2、各立卷归档单位的文书处理人员或兼职档案人员，平时应按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。
立卷归档单位应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值、分类组卷、以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
（1）上级下达的文、电材料，综合性的，由党办、校办立卷归档；专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归。
（2）以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档（一般应保存两份以上）。以单位名义的发文，由单位立卷归档（也应保存两份以上）。
（3）党委和学校召开的代表大会、党委会、党委扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，有主办单位立卷归档。
（4）本校各单位向党委、学校的请示、报告及相应的批复、批转的原件，由报文单位立卷归档。
（5）学校领导、各单位负责人（代表学校参加校外重要会议）的讲话和发言稿，由承办单位立卷归档。
（6）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。
（7）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交本校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。
（8）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。
按照归档时间要求由兼职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行整理检查，依照如下程序进行：
（1）检查案卷文件成分，文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
（2）检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
（3）检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。
（4）检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文题数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一，文件数量少者可组薄卷。
先将文件按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度；跨年度规划、计划，可归入文件内容针对的后一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一年度年；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年度处理的文件归入结束年度。
立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。
会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷、或数会一卷。
非诉讼案件材料，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；
人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；
统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；
学校管理和业务活动形成的业务文件、调查材料等，一般按单一问题组合；
7、成卷装订的卷内编页号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。
按件装订的卷内文件材料应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角、卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加
日期：文件的形成时间。填写时间可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“ .”号。
案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，订口和地脚与卷皮平齐，采用三孔一线法装订。对在装订线以上有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠。
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立卷好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。
检查人：有立卷单位对案卷质量进行审核的责任者（单位分管负责人）签名。
11、拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种），案卷标题不得超过50个字。除会议文件外，不得用“ 文件材料”；除一般函件外，不得用“ 来往文书”；除非诉讼案件材料外，不得用“ 案件”。
（2）类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
（3）案卷题名：案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称。
（4）卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。
（5）保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。
各单位立卷人将整理完毕的案卷交本校档案馆，档案馆按《湖北中医药高等专科档案实体分类实施细则》的规定统一编制档号。
装订好的案卷，经过分类排列和编号以后，按照排好的顺序，登记案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序，逐卷进行登记。案卷目录一式两份，其中一份作全引目录，另一份备查。
立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作结束后，对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。通常由立卷单位基本情况和立卷归档情况两部分组成。立卷说明一式两份，其中一份送报学校档案馆。
17、凡需要归档的文件材料，要做到审查手续完备，制作材料优良，格式统一，纸张规范（A4），干净整洁，字迹工整，图样清晰，装订结实美观，禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔书写。
18、对一些专门档案如声像档案、基建档案等，按照有关规定进行整理。
文件材料形成部门整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录。按各类档案归档时间要求，双方履行签字盖章手续后，并各执一份存查。
1、党政部门按年度归档的部门应在次年六月底以前归档。
2、本校教学部门按教学年度归档的部门，应在本年度十一月底前归档。
3、科研、基建部门应在项目（课题）完成通过鉴定验收后两个月内归档。
4、设备档案在设备验收完毕投入使用后两个月内归档，引进设备在索赔期满后两个月内归档。
5、财务档案在会计年终结算后，可暂由财务部门保管一年，期满后的次年六月底前移交。
为了贯彻执行《保密法》、《档案法》,使档案利用满足利用者工作的需要,特制定本制度.
二、查阅档案一般在档案馆进行。特殊情况批准可借出使用，按档案价值收取押金，限期归还。
3、科技档案：科研处、科研课题主持单位或课题组负责人
3、外单位和个人利用校内开放档案。须经档案馆批准。
一、立卷部门整理好的档案，经档案部门检查合格后，填写移交目录，在规定移交时间内，双方严格履行签字等手续，并各执一份存查。
二、移交档案时，交接双方必须认真清点，做到移交清册中的档案数量与实际数量一致。
三、档案部门在接收档案时，必须认真按《湖北中医药高等专科学校档案工作规范》检查验收案卷质量，对不符合质量要求的案卷不予接收。
五、档案馆对校内撤消机构的档案应及时接收归档，防止档案遗失，保证撤消机构档案资料的完整齐全。
一、按照国家有关规定和档案工作规范要求，馆内所有档案必须按全宗进行整理，做到同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂，各全宗档案存放有序。
二、档案的系统整理，应在文件收集齐全的基础上，按照一定的原则和属性进行分类、编号、排架。对档案馆内的档案分类、编号、排架，一经确定，不要随意变动。
三、编制不同门类档案的案卷目录、分类目录、全引目录、专题目录索引等检索工作。
四、学校各部门在每年6月底前完成各类文件材料的整理、装订、移交档案馆后，档案馆在11月底完成各类档案的整理、编号、排架等归档工作。
一、档案馆对拟归档的文件材料等，按国家档案局及学校立卷归档的有关规定进行鉴定，确定归档范围及保管期限。
二、保管期满的档案，档案馆登记造册，聘请有关专家成立鉴定小组。鉴定小组对拟销毁档案提出分析报告和清册，上报学校及有关部门审批。
三、经鉴定审批可销毁的档案，由档案馆组织复核，经审定无保存价值的方可销毁。
四、档案销毁时，学校应派两人将销毁档案送市档案局和保密局指定地点监销。监销完毕，监销人在销毁清册上签名。档案馆在相应登记薄和案卷目录中注明“已销毁”字样。
五、销毁档案的鉴定分析报告、销毁清册及各级审批文件应归档保存。
一、档案馆负责统一管理学校各门类各种载体的档案，对密级档案要严加保管。保证档案的完整与安全。
二、档案装具必须整齐划一。档案库房必须符合档案保管的要求。
三、档案库房必须具备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光等防护措施，安装铁门、铁窗和窗帘，配备灭火器、去湿机、吸尘器、空调机等设备，以延长档案的寿命。
五、定期清查核对馆藏档案和检查库房设备，切实做到账物相符合及设备完好，如发现问题及时报告，妥善处理，如因管理不善造成损害和丢失的，应追究有关人员责任。
七、对破损的、字迹褪色的档案要做好技术处理，应及时修复和复制，最大限度延长档案寿命。
八、档案移交接收双方必须严格履行交接手续，并各执一份存查。
一、认真贯彻执行《中华人民共和国统计法》和上级有关统计工作的法令法规。
三、建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和档案馆内各种档案数据。
四、按照上级档案部门的要求，及时、准确、实事求是的报送各种报表。
五、对上报的各种统计资料，必须真实，不得虚报、瞒报、拒报、迟报、不得伪造，篡改。
六、加强档案整理和利用的统计工作，对统计资料进行分析研究、总结，提高管理水平。
一、学校档案馆所保存的档案，主要供本校利用。学校各部门因工作需要，经有关部门批准后，均可查阅档案。
二、校外单位和个人持合法证明，在说明利用的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可摘录和复制。
三、校外单位或个人查阅学校末开放的档案，经档案馆同意方可查阅，涉及学校核心工作或党和国家秘密，须经校领导批准。
四、档案馆所藏档案一般不借出，确因特殊需要借出档案，说明理由，经批准后，方可借出。借出档案严格履行借用登记手续，限期归还。
五、档案复制由档案馆负责，外单位或个人复制档案按规定收费。
六、末经学校授权，任何组织或个人无权公布学校档案内容。
一、档案工作人员必须遵守《保密法》和《档案法》有关规定，履行保守国家秘密的义务，切实维护和保障档案的完整与安全。
二、档案密级的划分、变更和解密，必须严格按照国家有关保密规定执行，任何组织或个人不得擅自确定和改动。
三、秘密以上的档案应妥善保管，严防泄密和失密事件发生。
四、凡查阅秘密级档案经有关部门及档案馆批准，查阅机密以上档案，必须经校领导批准，由档案馆根据查阅内容提供档案，在指定地方查阅，不得私自抄录和带走秘密密级以上的档案。
五、不得给利用者（经批准有关组织除外）查阅涉及到组织对个人鉴定，评定意见等方面的材料。
六、档案馆拟定专人负责有密级档案的收集、整理、保管工作。
为了加强我校档案工作，根据《档案法》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》及《湖北中医药高等专科学校档案管理办法》有关规定，特制定本办法：
按照原国家教委和学校档案工作管理制度进行档案管理工作考核。通过档案工作的考核评比，进一步加强档案收集、整理工作、提高档案工作效率和工作质量，更好地为学校各项工作服务。
考评90分以上为优秀，60—90分为合格，60分以下为不合格。
全校档案工作考核采取平时检查与归档情况相结合的考核办法。
根据《档案法》和《湖北中医药高等专科学校档案管理办法》有关规定，对档案管理工作实行奖惩制度。在档案工作考核中确定为优秀的立档单位及成绩突出的个人，按照有关节规定，结予表彰和奖励；对档案工作考核不合格的，进行通报批评，限期改正，并在年度考核时，分管档案工作负责人和兼职档案员考核不得评为优秀等次。
六、档案管理考核工作由校档案工作委员会和档案执法工作考核站组组织实施。
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| | 有一名领导分管档案工作，并经常检查、督促、关心、支持兼职档案员的工作（0.5分）
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| 档案工作纳入本单位工作计划和领导的议事日程，在部门工作会议上布置档案工作（1.0分）
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| 档案工作纳入分管领导和兼职档案员的岗位职责。（1.0分）
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| 配备热爱档案工作。具有工作责任心的同志担任兼职档案员，并保持相对稳定。（1.0分）
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| | 及时收集应归档的文件材料，做到齐全、完整。对已办完的文件材料及时立卷。（1.5分）
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| 立卷单位严格按照归档工作规范要求对办完的文件材料进行分娄，组件，并打印卷内目录、装订等工作，编辑资料汇编。（1.5分）
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| 卷内文件排序正确，组卷合理；页号、目录编写准确、清楚；装订结实、整齐美观；文件材料上金属拆除干净；卷内文件材料无铅笔、圆珠笔、彩色笔书写字迹；部门分管领导负责人认真审核并签字（2.5分）
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| | 认真填写（打印）移交目录，按各类档案归档时间要求移交到学校档案馆，并履行签字手续。（1.0分）
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